Jednym z najważniejszych obowiązków, jakie ma mała firma, jest dokładne i czas płacić swoim pracownikom.
W przeszłości wykonywanie listy płac było drobiazgowym procesem, który wymagał od pracowników HR śledzenia arkuszy pracy pracowników, obliczenia godzin w godzinach nadliczbowych lub przekształcania minut na godziny.
Wyjęto cenne czas i zasoby, aby upewnić się, że przepisy zostały przestrzegane, a pracownicy otrzymali prawidłowe opłacenie.
Chociaż niektórzy nadal stosują tradycyjne metody śledzenia godzin i prowadzenia listy płac, inni przyjęli bardziej nowoczesne podejście.
Systemy obecności czasu pozwalają pracownikom wprowadzać i zarządzać własnymi godzinami, usuwając ciężar pracodawcy.
Usprawniając proces frekwencji, firmy zaoszczędziły pieniądze, zwiększoną wydajność i lepszą zgodność z przepisami dotyczącymi pracy.
Oto wszystko, co należy wiedzieć o zegarach czasowych pracowników i o tym, jak organizacje mogą ich wykorzystać na ich korzyść.
Co to jest zegar czasowy?
System zegara pracownika tourządzenieTo rejestruje czas początkowy i końcowy dla pracowników godzinowych w miejscu pracy. W zależności od rodzaju oprogramowania do śledzenia czasu pracownicy mogą przebić się przez aplikację zegara czasu lub na konsoli w miejscu pracy.
Punch - w danych jest automatycznie zintegrowany z systemem oprogramowania płacowym, który jest wykorzystywany przez pracowników HR do płacenia pracownikom za przepracowane godziny. Celem oprogramowania zegarowego czasowego jest śledzenie elektroniczne i dokumentowanie frekwencji w celu zachowania dokładności płac.
Istnieje pięć różnych rodzajów zegarów czasowych, w tym -
1. Zegary kartki
Pracownicy wkładają kartę papierową do maszyny po przybyciu i opuszczeniu pracy. Maszyna stempluje datę i godzinę na karcie, aby wskazać czas rozpoczęcia i zakończenia.
Ze względu na ich prostotę zegary te są najczęściej wdrażane przez małe firmy, które nie zatrudniają zdalnych pracowników.
2.Zegar cyfrowy
Z cyfrowym zegar czasowym, zamiast wstrzykiwać kartę uderzenia, pracownicy przesuwają kartę za pomocą paska magnetycznego przez maszynę. Maszyna automatycznie śledzi uderzenie - w dniu i godzinie do późniejszego użycia przez personel płac.
Elektroniczny touchpad to kolejny rodzaj zegara cyfrowego, który nie wymaga od pracowników trzymania karty. Zamiast tego pracownicy umieszczają osobisty kod do komputera, który automatycznie zapisuje uderzenie - w danych.
3. Oprogramowanie stacji czasowej
Oprogramowanie Time Station umożliwia pracownikom zegar i wychodząc przez komputer. Pracownicy używają jednego konkretnego komputera dla wszystkich uderzeń - ins.
Lub firmy mogą zintegrować oprogramowanie z komputerem osobistym, aby umożliwić pracownikom wprowadzenie czasu na poszczególnych stacjach roboczych.
Korzyść z oprogramowania Time Station jest to, że dane czasowe mogą być zintegrowane z systemem oprogramowania płac, co ułatwia później przeprowadzenie płac.
4. Zegary odcisków palców
Biometryczne zegary czasowe identyfikują osobę poprzez poszczególne cechy ludzkie, takie jak odcisk palca.
Pracownicy położyli palec na skanerze, który identyfikuje osobę, dopasowując opuszek palca do obrazu zapisanego pre - w bazie danych. Jeśli istnieje dokładne dopasowanie, maszyna zegarowa czasowa wydaje dostrzegalny dźwięk dzięki dźwięku.
Biometryczne zegary czasowe odcisków palców zapobiegają uderzeniu lub oszustwom, ponieważ odcisk palca jest niemożliwy do powielenia.
Kolejną korzyścią jest to, że pracownicy nie muszą się już martwić o zapamiętanie kodu lub przypadkowo zapomnienie o karcie Punch w domu. Trudno zapomnieć o części ciała!
5. Ręczne zegary
Ręczny zegar uderzenia to kolejna forma biometrycznego systemu uwierzytelniania. Zamiast odcisku palca, tego rodzaju zegary używają dłoni do uwierzytelnienia tożsamości pracownika.
Skaner dopasowuje część dłoni do obrazu zapisanego bazy danych przed - w celu zweryfikowania pracownika. Podobnie jak zegary odcisków palców, tego rodzaju urządzenia są również pomocne w zapobieganiu uderzeniu i oszustwom.
Dlaczego zegary czasowe są ważne?
Pracownicy, którzy korzystająUrządzenie do czasuMiej dokładną reprezentację, kiedy ich dzień się zaczyna i kończy.
Pracodawcy dowiedzą się dokładnie, kiedy członek zespołu ma zostać na lunch lub przerwa, a kiedy powinien wrócić. Zapewnia to, że członkowie zespołu nie zostaną poproszeni o pracę więcej, niż powinni.
System oprogramowania Efektywnego czasu zapewnia również, że wszyscy pracują, kiedy powinni. Menedżerowie mogą wykorzystać Punch - w danych jako dowód, aby skonfrontować się z tymi, którzy konsekwentnie spóźniają się lub biorą nadmiernie długie obiady. Pomoże to zmaksymalizować poziomy wydajności i wydajności w czasie.
Clock - w danych jest automatycznie zintegrowany z systemem oprogramowania, który ułatwia prowadzenie płac HR. Integracja płac ułatwia przestrzeganie przepisów dotyczących pracy, ponieważ istnieją dane udowodnione, że pracownicy pracują nad prawidłową liczbą godzin i odpowiednio płacone.
Jak korzystne są zegary czasowe?
Zegary czasowe oferują kilka korzyści firmom, w tym -
1. Oszczędza czas i pieniądze
Automatycznie gromadzi dane i wykonuje obliczenia - Ponieważ Punch - w danych jest automatycznie gromadzony i obliczany, personel HR spędza mniej czasu weryfikując godziny i sortowanie za pośrednictwem arkuszów timportów.
Zapewnia mniej miejsca na błędy ludzkie - ręczne przekształcanie minut na godziny, a oszacowanie nadgodzin jest drobiazgowym procesem, który jest łatwy do obliczenia.
Niedokładne obliczenia kosztują firmy do 7% ich ogólnych kosztów płac. Powoduje to również więcej pracy nad zmianą błędu w późniejszej wypłaty.
Oprogramowanie zegarowe czasowe eliminuje możliwości błędów ludzkich i oszczędza pieniądze, automatycznie wykonując wszystkie niezbędne obliczenia.
Minimalizuje oszustwo
Pracownicy nie mogą już prosić przyjaciela, aby się za nimi zegar, korzystając z urządzenia zegarowego. Niektóre oprogramowanie do czasów czasowych integruje się z GPS, aby upewnić się, że pracownicy są tam, gdzie powinni być podczas uderzenia.
Zaoszczędzi to również pieniędzy, upewniając się, że firmy płacą dokładnie to, co są winni właściwej osobie.
Ułatwia śledzenie kosztów pracy
Firmy mogą zobaczyć, którzy pracownicy pracują w największej liczbie godzin i jakie obszary siły roboczej są najdroższe.
Oprogramowanie Time Clock pokazuje również, kto wykorzystuje najwięcej nadgodzin do ukończenia pracy oraz w jaki sposób te koszty gromadzą się i porównują ze standardami branżowymi.
Firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące tego, czy zatrudnić więcej pracowników, czy skonfrontować się z pracownikiem, który jest mniej produktywny niż powinien.
2. Zwiększa wydajność i zaangażowanie pracowników
Zegary czasowe poprawiają również poziom wydajności i wydajności przy jednoczesnym maksymalizacji morale pracowników. Istnieje kilka powodów, takich jak -
Pracodawcy mają natychmiastowy dostęp do danych płacowych -, dają firmom natychmiastowy dostęp do danych i raportów, które wykazują powtarzającą się opóźnienie lub nadmierne nieobecności.
Pozostając na bieżąco, łatwiej jest rozwiązać problemy z frekwencją i zwiększyć wydajność.
Menedżerowie mogą zapobiegać absencji
Absenteizm powoduje ciągłe przerwy w przepływie dnia - do - operacji dziennych. Zegary czasowe ułatwiają pracodawcom śledzenie pracowników, którzy mają tendencję do regularnego dzwonienia. Pracodawcy mogą współpracować z tymi osobami, aby zapobiec i zminimalizować przyszłe nieobecności.
Zegary czasowe pomagają poprawić kulturę firmy
Gdy istnieje przepływ pracowników, którzy odwołują pracę, zakłada się, że kierownictwo jest luźne. Personel traktuje swoją pracę mniej poważnie i nie martw się o wezwanie chorych.
Zegary czasowe ułatwiają rozwiązywanie problemów z frekwencją i zmniejszenie absencji, pomagając poprawić morale. Spowoduje to zmniejszenie problemów z frekwencją przy jednoczesnym poprawie poziomu wydajności.
Jakie są zasady zegara czasu pracowników?
.Ustawa o uczciwych standardach pracy(FLSA) zezwala na zestaw zasad dla godzin pracy pracowników, nadgodzin i płac. Oto ważne przepisy i zasady do przestrzegania -
1. Czas śledzenia
FLSA pozwala pracodawcom śledzić czas w dowolny sposób, o ile rekordy są dokładne. Opcje obejmują -
Zgadzanie biometryczne -Każda metoda, która wykorzystuje skaner biometryczny do śledzenia uderzenia - w danych każdego pracownika
Zgadzanie bliskości -System, który wykorzystuje różne metody, takie jak karty uderzeniowe lub odznaki identyfikacyjne do zarządzania czasem pracowników
PC -TAKLOCKI -Pracownicy mogą korzystać z oprogramowania do rejestrowania czasu na komputerze osobistym
Zgadzanie SMS -To stanowi sposób na taktowanie poprzez wiadomości tekstowe
2. Zaokrąglanie
FLSA pozwala pracodawcom zaokrąglić liczbę minut pracowników zamiast rejestrować dokładną liczbę przepracowanych minut.
Firmy mogą mierzyć czas w 10 minutach, a następnie zaokrąglić w górę lub w dół, w zależności od tego, jak blisko jest liczba do śledzenia przyrostu.
Na przykład, jeśli dana osoba pracowała 7 godzin i 58 minut, 58 zaokrągliby do 60. Oznacza to, że pracownik pracował łącznie 8 godzin.
3. 7-minutowa regulacja
Większość firm śledzi czas w odstępach 10 do 15 minut. W przypadku przyrostów 15 minut 7 minut to granica, aby zaokrąglić w dół. Przez 8 lub więcej minut pracodawca zaokrąglał.
Na przykład, jeśli pracują 4 godziny i 6 minut, pracodawca może zaokrąglić do 4 godzin pracy. Jeśli pracuje 4 godziny i 12 minut, pracodawca może zaokrąglić do 4 godzin i 15 minut.
Dlaczego zasady zegara czasu pracowników są ważne?
Wdrożenie skutecznych zasad czasowych jest niezbędne dlaprzestrzeganiez stanowymi i federalnymi przepisami i przepisami. Wykorzystanie zegara czasu zminimalizuje szansę na złamanie jednej z tych zasad.
Non - Zwolnieni pracownicy to osoby, które pracują w harmonogramie godzinowym. Firmy są zobowiązane do śledzenia godzin i przerwy oraz rekompensaty za wszelkie przepracowane godziny pracy.
Ponieważ pracownicy niewolni pracują w różnych godzinach, korzystanie z urządzenia do przesyłania czasu pomaga dokładnie zarządzać ich czasem.
Sprawdź, czy państwo uchwaliło przepisy dotyczące planowania predykcyjnego, które wymagają od firm powiadomienia o wszelkich zmianach w harmonogramach dla pracowników niewolnych -.
Niezbędne jest również zapewnienie dobrego systemu czasowego czasu, ponieważ zmiany harmonogramu mogą sprawić, że ręczne śledzenie czasu może sprawić, że czas trasował.
Co godzinę non - zwolnieni pracownicy mają prawo do płacenia w niektórych stanach, jeśli są na połączeniu -. Bycie na połączeniu - oznacza, że pracownik jest dostępny do pracy i czeka, aż pracodawca się z nim skontaktuje.
W niektórych stanach - pracownicy połączeń są rekompensowani, nawet jeśli nie są wezwani do pracy. Personel HR może być trudny do śledzenia czasu - pracowników, którzy tak naprawdę nie są w miejscu pracy.
Wdrożenie systemu zegara czasu pomaga przestrzegać dowolnych przepisów stanowych, ponieważ w - pracownicy połączeń mogą po prostu zarządzać własnym czasem za pośrednictwem telefonu komórkowego lub komputera osobistego.
Zasady FLSA decydują o tym, że pracownicy niewolni są uprawnieni do wynagrodzenia w godzinach nadliczbowych, które jest równoważne lub więcej niż 1 i czasy ich normalnej wynagrodzenia, jeśli pracują więcej niż 40 godzin tygodniowo.
Firmy są odpowiedzialne za zapewnienie, że pracownicy, że praca nadgodzin jest dokładnie opłacana. Wykorzystanie zegara czasowego do zarządzania godzinami godzin zagranicznych odłoży presję personelu HR i uniemożliwi naruszenie przepisów dotyczących pracy.
Jak zarządzać czasem i frekwencją pracowników
Oto najlepsze praktyki zarządzania czasem i obecnością pracowników w miejscu pracy -
1. Badania problemów z absenteizmem
Określ, które problemy z absenteizmem istnieją, dlaczego istnieją, i najlepsze rozwiązania rozwiązania wszelkich powtarzających się problemów.
Podejmij holistyczne podejście, które analizuje historyczny uderzenie - w danych, określonych obszarach problemowych i działach, które mają najwyższy poziom nieobecności.
2. Strateguj do zmniejszenia absencji
Po zbadaniu i przeanalizowaniu pierwotnej przyczyny absencji, wprowadzaj strategie zwalczania problemu. Oto najlepsze praktyki -
Podejmij działania dyscyplinarne- Poinstruuj dział HR, aby monitorował absenteizm i w razie potrzeby wprowadzić środki dyscyplinarne.
Wymagają weryfikacji choroby- Po 2 dniach wymagaj od pracowników, aby pokazać notatkę lekarza, aby zweryfikować chorobę. Zapobiegnie to wezwaniu pracowników chory, chyba że istnieje zatwierdzony powód medyczny -.
Wykorzystaj płatny czasPoza bankami- Płatny czas wolny od banków daje pracownikom przydzieloną ilość dni na chorobę, wakacje lub inne cele. Wykorzystanie płatnego czasu wolnego od banku pozwala pracownikom korzystać z ich uznania, aby znaleźć czas -.
Nagradzaj pracowników- wdrożyć chory - Zostaw zasadę motywacyjną, w której premie gotówki są przekazywane osobom, które mają minimalną nieobecność. Zwiększy to poziomy wydajności przy tworzeniu kultury firmy, która zachęca pracowników do przestrzegania zasad.
Uwzględnij program odnowy biologicznej- Ponieważ istnieje związek między chorobą a absenteizmem, wdrożenie programu odnowy biologicznej może być korzystnym pomysłem. Jeśli to możliwe finansowo, zaoferuj członkostwo w siłowni lub podaj listę zasobów dla pracowników zachęcających do zdrowego życia.
Dlaczego ma znaczenie tracker frekwencji pracowników
Skuteczne oprogramowanie do czasu i frekwencji pracowników może usprawnić pracę, zaoszczędzić pieniądze i promować sukces firmy. Otoważne powodyDlaczego matka śledzenia frekwencji -
Udowadnia możliwość rozwiązywania problemów z frekwencją
Ważne jest, aby upewnić się, że wszelkie zasady dotyczące przerwy lub dni chorobowych nie są wykorzystywane.
Posiadanie skutecznego systemu harmonogramu pomoże kierownictwu rozwiązać wszelkie trwałe obawy dotyczące odpowiednich osób.
Pozwala pracodawcom pomieścić zdalnych pracowników
Wykorzystanie urządzenia do śledzenia czasu pracowników zarządza czasem zdalnych pracowników i egzekwuje odpowiedzialność bez nadmiernego restrykcyjnego.
Firmy, które chcą zaoszczędzić pieniądze, zatrudniając zdalnych pracowników, mogą mieć pewność, że nie wpłynie to na wydajność.
Zapewnia dokładność płac
System zarządzania frekwencją jest szczególnie pomocny w utrzymaniu dokładności płac. Zapobiega przypadkowym przepłaty lub niedocenianiu nie - zwolnionych pracowników godzinowych, ponieważ godziny są obliczane dokładnie tak, jak są wprowadzane.
Promuje gromadzenie danych dotyczących produktywności rzeczywistych -
Wykorzystanie wiarygodnej metody gromadzenia rzeczywistych informacji - pokazuje, kto jest produktywny, a kto nie.
Dokładny widok poziomów wydajności ułatwia zatrudnienie i planowanie zgodnie z potrzebami każdego działu.
Z czasem może to zaoszczędzić pieniądze, ponieważ firmy będą zatrudniać i planować na podstawie wiarygodnych danych o wydajności, a nie tylko instynkt.
Usprawnia obowiązki płac HR
Urządzenia do czasu czasu pozwalają pracownikowi śledzić swój czas, zamiast polegać na jednym lub dwóch urzędnikach płacowych, aby zarządzać całym zadaniem.
Zapewnia dowód w przypadku pozwu
Urządzenia czasowe zbierają dokładny zegar - w danych, które okazują się przydatne w przypadku pozwu lub audytu z IRS.
Informacje te można wykorzystać jako dowód na wypadek, gdyby były pracownik próbował pozwać za utracone płace lub jeśli państwo twierdzi, że nie ma zgodności z przepisami FLSA.
Wniosek
Oto kluczowe wyniki do zapamiętania systemów zarządzania czasem.
Wybierz odpowiedni system zarządzania czasem- Zdecydowanie, które urządzenie jest optymalne dla potrzeb firmy. Opcje obejmują zegar kartki, zegar cyfrowy, oprogramowanie Time Station, zegar linii papilarnych lub zegar ręczny.
Pamiętaj o przyczynach używania zegarów czasowych- Zegary czasowe zapewniają dokładną reprezentację godzin przepracowanych podczas dokładnego zarządzania informacjami o płace dla personelu HR.
Zbadaj korzyści- Systemy zarządzania czasem oszczędzają czas, pieniądze, zwiększają wydajność i zwiększ morale w miejscu pracy.
Poznaj i postępuj zgodnie z zasadami FLSA- Zasady FLSA wraz z przepisami państwowymi, aby upewnić się, że wszystkie przepisy są przestrzegane.
Strateguj, aby zapobiegać absencji- Wdrażaj zasady zachęcające do obecności. Na przykład wprowadzaj środki dyscyplinarne dla powtarzających się przestępców, włącz program odnowy biologicznej lub wymagają weryfikacji choroby.
Wiedz, dlaczego korzystanie z systemu czasowego ma znaczenie- Wśród innych korzyści system zarządzania czasem zwiększa dokładność płac, poprawia produktywność, z powrotem - w górę Clock - w danych i usprawnia HR.
